أخطاء تبدأ بها معظم الاجتماعات: كيف تضمن أن اجتماعك المُقبل سيكونُ مختلفاً؟

كم مرة دخلت اجتماعاً وعرفت منذ اللحظة الأولى أنه لن يكون مثمراً؟ للأسف، معظم الاجتماعات تبدأ بنفس الأخطاء التي تجعلها تتحول إلى وقت ضائع دون فائدة. من النقاشات غير المنظمة إلى غياب الأهداف الواضحة، حيث يتكرر نفس السيناريو في كل مرة. لكن ماذا لو أخبرتك أنه بإجراء تغييرات بسيطة يمكنك تحويل اجتماعك القادم إلى تجربة مختلفة تماماً؟ تكشف المهندسة، آرازالشلبي، المدربة في مجال العلاقات العامة أبرز الأخطاء التي تُفسد الاجتماعات وكيفية تجنبها، لتضمن أن اجتماعك المقبل سيكون مليئاً بالإنتاجية والتركيز. فالوقت ثمين، فلنبدأ بتحويل اجتماعاتنا إلى منصات حقيقية للإنجاز!

في كثير من الاجتماعات، يبدأ الجميع بالتحدث دون معرفة السبب الحقيقي من الاجتماع أو الهدف الذي يسعى الجميع لتحقيقه. غياب الهدف الواضح يؤدي إلى تشتت الأفكار وضياع الوقت. قبل كل اجتماع، يجب تحديد هدف واضح ومحدد: هل الهدف من الاجتماع اتخاذ قرار؟ تبادل الأفكار؟ حل مشكلة؟ من المهم أن يعرف الجميع ما هو الهدف من بداية الاجتماع حتى يكون التركيز موجهاً نحو تحقيقه. وضع هذا الهدف كخيط ربط بين جميع المناقشات يضمن عدم الخروج عن السياق ويزيد من فاعلية الاجتماع.
أسرار النجاح للموظفين.. كيف تقدم ملاحظات فعّالة للمديرين التنفيذيين بعناية؟

الاجتماعات التي تفتقر إلى التنظيم تتحول بسرعة إلى فوضى. عندما يتحدث كل شخص بحرية دون ترتيب أو جدول أعمال مسبق، يفقد الاجتماع هدفه وينقلب إلى سلسلة من المناقشات الفوضوية. لتحسين الفاعلية، يجب تحديد جدول أعمال واضح قبل الاجتماع، يتضمن الموضوعات التي سيتم مناقشتها والوقت المحدد لكل نقطة. تقسيم الاجتماع إلى أجزاء مرتبة يساعد على إبقاء الجميع على المسار الصحيح، ويُتيح أيضاً مساحة للمناقشات التي تُساهم في اتخاذ قرارات حاسمة.

يحدث أحياناً أن يتحول الاجتماع إلى مناقشة أحادية، حيث يتحدث شخص واحد أو مجموعة قليلة من الأشخاص بينما يظل البقية صامتين. هذا يؤدي إلى تجاهل الآراء المتنوعة، وبالتالي فقدان فرص جديدة للتفكير والإبداع. من المهم أن يتم تشجيع الجميع على المشاركة، إما من خلال فتح المجال للأسئلة والتعليقات أو من خلال تقنيات تحفيز مثل العصف الذهني أو التصويت على الأفكار. المشاركة الفعّالة تخلق بيئةً من التعاون والتفاعل، مما يُعزز من جودة القرارات المتخذة.

عندما يتحول الاجتماع إلى مجرد سلسلة من التوقعات والتسويف، يبدأ الجميع في فقدان الدافع والاهتمام. الاجتماعات التي يتم تأجيلها مراراً وتكراراً تخلق شعوراً بالإحباط وعدم الإيفاء بالوعود. لذلك، من المهم تحديد مواعيد نهائية واضحة واتخاذ إجراءات فورية عند مناقشة القضايا العالقة. إنهاء الاجتماع بتحديد خطوات تنفيذية وتحميل المسؤولية للأشخاص المعنيين يضمن تحقيق التقدم الفعلي ويُقلل من حالة التأجيل التي تَضُر بالعمل الجماعي.

في بعض الأحيان، يبدأ الاجتماع بمناقشة قضايا جانبية لا علاقة لها بالموضوع الرئيسي، وهذا يؤدي إلى إضاعة الوقت في أمور غير مهمة. يمكن تجنُّب هذه المشكلة عن طريق تحديد القواعد الأساسية للاجتماع من البداية، مثل ضرورة التركيز على الموضوعات المطروحة وعدم التفرع إلى موضوعات أخرى. إذا ظهرت قضية جانبية أثناء الاجتماع، يمكن تسجيلها للعودة إليها لاحقاً، بدلاً من تشتيت الانتباه عن الهدف الرئيسي. هذه الممارسة تحافظ على سير الاجتماع بشكل صحيح وفعّال.

أحد أكبر الأخطاء التي يرتكبها الكثيرون في الاجتماعات هو عدم متابعة ما تم مناقشته واتخاذه من قرارات بعد الاجتماع. حتى لو تم تحديد حلول أو مواعيد نهائية، فإن غياب المتابعة يجعل هذه القرارات عرضة للنسيان أو الإهمال. لتفادي ذلك، يجب تخصيص وقت في نهاية الاجتماع لتحديد الخطوات التالية، ثم متابعة هذه الخطوات بشكل دوري. إرسالات البريد الإلكتروني التذكيرية أو استخدام أدوات إدارة المشاريع لضمان التقدم المستمر يمكن أن تُعزز المتابعة الفعّالة، مما يضمن أن القرارات التي تم اتخاذها في الاجتماع تُنفذ وتحقق النتائج المرجوة.

كثير من الموظفين يجدون أنفسهم مشتتين خلال الاجتماعات بسبب الإشعارات المتكررة أو التفكير في مهام أخرى. لكن التركيز هو سر الاستفادة الحقيقية من أي اجتماع. لتجنب هذه السلبية، يمكن للموظف تقنيات بسيطة مثل تدوين ملاحظات خلال الاجتماع أو تحديد أهداف شخصية للمشاركة في النقاش. المشاركة الفعّالة تعزز من وجودك في الاجتماع وتزيد من فرصك في التأثير في قرارات الفريق.

في كثير من الأحيان، يكون الموظف الصامت في الاجتماعات مجرد متفرج، وهذا يُحد من قدرة الفريق على الاستفادة من جميع وجهات النظر. تجنب هذه السلبية يتطلب من الموظف المبادرة والمشاركة في المناقشات بشكل إيجابي. سواء كان ذلك من خلال طرح سؤال، إضافة فكرة جديدة، أو حتى تقديم رأي نقدي بناء، فالمشاركة تعكس الاحترافية وتُساهم في تحسين مخرجات الاجتماع.

أحد الأخطاء الشائعة بين الموظفين هو تأجيل تنفيذ القرارات التي تم الاتفاق عليها في الاجتماعات. هذا التأجيل يُساهم في تراكم المهام ويؤدي إلى عدم تحقيق الأهداف المحددة. لتجنب هذا، يجب على الموظف التأكد من متابعة المهام بعد الاجتماع، والعمل على تنفيذ القرارات في الوقت المحدد. استخدام أدوات تنظيمية مثل القوائم أو تطبيقات إدارة المشاريع يمكن أن يساعد في تذكير الموظف بمواعيد التسليم وضمان التقدم المستمر.

الاجتماعات قد تخرج عن الموضوع بسهولة بسبب المناقشات الجانبية أو الانحرافات غير الضرورية. الموظف الذي يحافظ على المسار الصحيح يساهم في تحسين فاعلية الاجتماع بشكل كبير. يمكن للموظف القيام بذلك من خلال تذكير الفريق بالهدف الأساسي للاجتماع أو تقديم ملاحظات مهذبة إذا بدأ النقاش في التفرع إلى مواضيع غير ذات صلة. الحفاظ على التركيز يُساعد في إنجاز المهام بشكل أسرع وأكثر كفاءة.
الإجابات بين يديك.. كيف ترد بفاعلية على سؤال "لماذا تريد العمل في هذه الشركة؟