إهدار الوقت في المؤسسات: أبرز الأسباب وكيفية المعالجة

تماماً كعناصر فريق العمل وخطة التسويق والممولين، لا يقل الوقت أهمية عند الحديث عن نجاح الشركات؛ فالوقت من أثمن الموارد في المؤسسات، وإدارته بكفاءة تساهم في تعزيز الإنتاجية وتحقيق الأهداف.

وأحياناً قد تكون إدارة الوقت إحدى أبرز التحديات التي تواجه الشركات؛ لأنها قد تؤثر سلباً في الأداء العام، لذلك تجب معرفة أبرز أسباب إهدار الوقت في المؤسسات لتحديد السبل الناجعة لمعالجتها.

هناك بعض الممارسات التي قد تكون سبباً وراء إهدار الوقت، مع أنها تبدو ممارسات لصالح العمل، حسب مجلة entrepreneur مثل:

الاجتماعات يجب أن تُعقد بهدف التنسيق واتخاذ القرارات، لكنها قد تتحول إلى مضيعة للوقت إذا لم تكن مُنظَّمة وذات أهداف واضحة. الاجتماعات الطويلة وغير المحددة تشتت انتباه الموظفين وتقلل من إنتاجيتهم. لذلك، من الضروري تحديد جدول أعمال واضح لكل اجتماع، مع تحديد مدته، وضمان مشاركة الأشخاص المستهدفين بجدول الأعمال.

عدم وجود خطة عمل واضحة وعدم تحديد أولويات المهام يؤديان إلى تشتت الجهود وإهدار الوقت على مهام غير ضرورية. التخطيط السليم يساعد في تنظيم العمل وتحديد المهام الأكثر أهمية؛ ما يُسهِم في زيادة الكفاءة وتقليل الهدر.

المقاطعات المستمرة، سواء من الزملاء أو المكالمات الهاتفية أو الرسائل الإلكترونية، تعوق التركيز وتُؤدي إلى فقدان الوقت. للتقليل من هذه المقاطعات؛ يُفضل تخصيص أوقات محددة للتحقق من البريد الإلكتروني والرد على المكالمات، وإبلاغ الزملاء بأوقات العمل التي تتطلب تركيزاً.

قد يقضي الموظفون وقتاً طويلاً على مواقع التواصل الاجتماعي في أثناء ساعات العمل وهذا يؤثر بالسلب في الإنتاجية ويهدر الوقت. لهذا السبب ينصح المتخصصون رواد الأعمال بتقنين استخدام وسائل التواصل الاجتماعي خلال العمل، وتخصيص فترات استراحة قصيرة للاطلاع عليها إذا لزم الأمر.

عدم تفويض المهام بشكل صحيح يؤدي إلى تراكم العمل على بعض الأفراد؛ ما يسبب تأخيراً في الانتهاء من العمل وإهداراً للوقت. التفويض المناسب يساعد في توزيع المهام بشكل متوازن، ويحسن من كفاءة العمل الجماعي.

المكاتب الفوضوية والمساحات غير المنظمة بشكل جيد تؤثر في العمل؛ لأنها تعوق الوصول إلى المعلومات والأدوات اللازمة، وذلك مما يُهدر الوقت. تنظيم بيئة العمل وترتيبها يساعد في الوصول إلى الموارد المطلوبة، ويسهل سير العمل؛ ما يساهم في تحسين الإنتاجية.

تأجيل المهام إلى وقت لاحق دون سبب واضح يؤدي في النهاية إلى تراكم العمل وزيادة الضغط؛ ما يُؤثِّر سلباً في الجودة والإنتاجية. يجب التوقف نهائياً عن سلوك التسويف، ويتم ذلك من خلال وضع جداول زمنية محددة والالتزام بها، وتحفيز الموظفين على البدء في المهام دون تأخير.

بعض المؤسسات تخطئ بعدم تطوير إمكاناتها التكنولوجية، واستخدام أدوات وبرامج قديمة أو غير ملائمة يُبطئ سير العمل ويهدر الوقت. الاستثمار في التكنولوجيا الحديثة وتدريب الموظفين على استخدامها بكفاءة يحسن من الأداء العام.

بعض الشركات لا تولي اهتماماً بتدريب وتطوير أدوات الموظفين؛ ما يجعلهم يستغرقون وقتاً أطول في أداء المهام بسبب نقص المهارات. لذلك، فإن تقديم برامج تدريبية منتظمة يؤدي إلى رفع كفاءة الموظفين وتقليل الوقت المستغرق في إنجاز الأعمال.

بيئة العمل يجب أن تكون محفزة للموظفين؛ لأن عدم التحفيز أو السلبية في بيئة العمل قد تؤدي إلى انخفاض الروح المعنوية؛ ما يُقلِّل من الإنتاجية ويهدر الوقت. وينصح خبراء العمل بضرورة تعزيز ثقافة التحفيز والتعاون والتقدير بهدف تحسين الأداء وتقليل الهدر.

هناك بعض السبل التي ينصح بها خبراء McKinsey & Company لتحسين الأداء داخل الشركات.

وضع خطط عمل واضحة وتحديد أولويات المهام يسهم في توجيه الجهود نحو الأهداف المهمة وتقليل الهدر.

تدريب الموظفين على تقنيات إدارة الوقت، مثل تقنية "بومودورو" وتقسيم المهام إلى أجزاء أصغر، يساعد في زيادة الكفاءة.

وضع سياسات للحد من المقاطعات، مثل تحديد أوقات محددة للرد على البريد الإلكتروني، وتخصيص مساحات عمل هادئة.

تشجيع المديرين على تفويض المهام بفعالية، وتدريب الموظفين على قبول المسؤوليات الجديدة.

الاستثمار في أدوات وبرامج حديثة تسهل سير العمل وتقلل من الوقت المستغرق في أداء المهام.

تقديم برامج تدريبية تطور مهارات الموظفين وتحسن من أدائهم.

خلق بيئة عمل إيجابية تحفز الموظفين وتعزز من روح الفريق.

اقرأوا أيضاً: كيف تتعامل مع الزميل المتشائم في العمل وتتجنب محاولة إحباطك؟