لماذا نشعر بالتعب بعد الاجتماعات؟ 5 أسرار لإدارة الاجتماعات دون إرهاق

تخيل أنك وسط اجتماع عمل، الجميع يتحدث، الأفكار تتطاير في الهواء، لكنك تشعر وكأنك غارق في بحر من الإرهاق والضوضاء. كلما مضت الدقائق، يبدو أن تركيزك يتلاشى، وبدلاً من أن تغادر الاجتماع بنشوة الإنجاز، تجد نفسك مثقلاً بالتعب وكأنك خضت سباقاً ماراثونياً بلا خط نهاية. هل فكرت يوماً لماذا تتركنا الاجتماعات مرهقين؟ هل السبب في كثرة النقاشات؟ أم في طريقة إدارتها؟ ربما هناك أسرار لا نعرفها لتحويل هذه الساعات الطويلة من عبء ثقيل إلى فرصة مثمرة تعيد شحن طاقتنا بدلاً من استنزافها.
من خلال الأسطر الآتية يكشف المحامي والخبير في مجال الطاقة الإيجابية، الدكتور عماد مطر عن 5 أسرار ذهبية لإدارة الاجتماعات بطريقة تمنحك الوضوح، الإنتاجية، وحتى الراحة النفسية. استعد لتغيير نظرتك للاجتماعات إلى الأبد!

الاجتماع الناجح يبدأ بالتخطيط. قبل الاجتماع، حدد هدفاً واضحاً يجب تحقيقه، وصغ جدول أعمال يحتوي على النقاط الرئيسية للنقاش. هذا يضمن أن الجميع يعرفون ما ينتظرهم ويساعد على تنظيم الوقت والتركيز على القضايا المهمة بدلاً من التشتت في موضوعات جانبية. وجود أجندة واضحة يقلل الشعور بالفوضى والإرهاق الناتج عن النقاشات العشوائية.
تعرف إلى الحلول.. 5 خطوات للحفاظ على هدوئك أمام موظف عدواني.. اكتشف السر!

اختيار الوقت المناسب لعقد الاجتماع أمر حاسم. الأوقات التي يكون فيها الموظفون في أعلى مستويات التركيز تختلف، لكن غالباً ما تكون في الصباح أو بعد استراحة قصيرة. تجنب الأوقات التي تسبق نهاية الدوام أو التي تلي وجبات الطعام مباشرة، لأن مستويات الطاقة تكون فيها منخفضة. توقيت الاجتماع المثالي يساعد على تعزيز الانتباه وتقليل الملل والإرهاق.

الاجتماعات المثمرة تعتمد على مشاركة الجميع، لكن ذلك لا يعني أن يتحدث الجميع في الوقت نفسه. لضمان التفاعل الفعّال، قم بإدارة الحوار بحيث يُمنح كل شخص الفرصة للتعبير عن رأيه بشكل منظم. حدد أدواراً واضحة، مثل من يقود النقاش ومن يكتب الملاحظات. هذا التنظيم يمنع الفوضى ويجعل الاجتماع أكثر إنتاجية، مما يقلل من الضغط النفسي.

في الاجتماعات الطويلة، قد تبدأ عقول الحاضرين بالشرود بعد فترة معينة. الحل هو تضمين استراحات قصيرة مدتها 5 إلى 10 دقائق كل ساعة. خلال هذه الفواصل، يمكن للمشاركين تناول مشروب أو القيام بتمارين بسيطة لتجديد النشاط. هذه الاستراحات ليست رفاهية بل حاجة حقيقية لتجنب الإرهاق الذهني والعودة للنقاش بتركيز جديد.

إنهاء الاجتماع بطريقة منظمة ومُلهمة لا يقل أهمية عن بدايته. خصص الوقت الأخير لتلخيص النقاط الرئيسية التي تمت مناقشتها، واتفق مع الحاضرين على الخطوات التالية بوضوح. شاركهم رؤيتك لكيفية تطبيق الأفكار المطروحة، مع تسليط الضوء على الأثر الإيجابي المتوقع. هذا الختام يعطي الجميع إحساساً بالإنجاز ويحفزهم للعمل على ما تم الاتفاق عليه.

عندما يشعر الموظف بالإرهاق، تبدأ قدرته على التركيز في التناقص بشكل ملحوظ. قد يظهر عليه التشتت الذهني، حيث يصعب عليه متابعة الحديث أو الاستماع باهتمام. في هذه الحالة، قد ينظر الموظف إلى ساعته أو يحدق في الفراغ دون أن يشارك بفعالية في النقاشات، مما يعيق سير الاجتماع.

التثاؤب هو استجابة جسدية طبيعية للتعب، ويُعتبر أحد أبرز علامات الإرهاق خلال الاجتماعات. عندما يكرر الموظف التثاؤب، فهذا يشير إلى أن جسمه وعقله بحاجة إلى استراحة، مما يعني أنه وصل إلى مرحلة من الإنهاك الذهني والجسدي، مما يؤثر سلباً على مستوى الانتباه والمشاركة.

إحدى العلامات البارزة على الإرهاق هي تراجع الموظف عن المشاركة الفعّالة في الاجتماع. قد يبدأ الموظف في التزام الصمت أو يتجنب إبداء آرائه، حتى وإن كان الاجتماع يتطلب تفاعلاً. هذا الابتعاد عن المشاركة يعكس انخفاض الطاقة أو الرغبة في التواصل، ما يجعل الاجتماع أقل فاعلية.

الشعور بالإرهاق يمكن أن يتجسد في تصرفات جسدية، مثل تغيير وضع الجلوس بشكل متكرر أو الجلوس بطريقة غير مريحة. الموظف المتعب قد تظهر عليه علامات الانزعاج الجسدي أو التململ أثناء الاجتماع، مما يعكس الجهد الكبير المبذول للحفاظ على اليقظة والتركيز.
اكتشف.. 5 حلول غير متوقعة.. كيف تتعامل مع عضو فريق ينشر الطاقة السلبية؟